PDCA trong viết mô tả công việc

Thường thì viết mô tả công việc nó cũng có quy tắc. Viết thế nào cho đúng cho hiệu quả là cả một vấn đề. Và đây là 1 số nguyên tắc:

Tổ chức các chức năng nhiệm vụ theo các nguyên tắc với thứ tự ưu tiên như sau:

+ Quy trình PDCA: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động ( như vậy các chức năng lập kế hoạch viết trước, các chức năng mang tính kiểm tra viết sau…)

+ Viết theo quy trình của các công việc hoặc theo thứ tự từ dễ đến khó

+ Có thể viết theo tần suất thực hiện của công việc

Vậy PDCA là gì ? Đây là câu trả lời:

“Công cụ PDCA hay còn được gọi là vòng lặp PDCA. PDCA được tạo thành từ các chữ cái đầu của các từ PLAN – Lập kế hoạch, DO – Triển khai thực hiện, CHECK – Kiểm tra, ACT – Hành động khắc phục, phòng ngừa.

Từ các từ tạo nên PDCA đã cho thấy một chu trình thực hiện công việc từ đầu đến cuối, đầu tiên một công việc phải được lập kế hoạch cụ thể, hoạch định những việc cần làm. Sau đó thực hiện công việc theo kế hoạch, hoạch định đã được lập. Tiếp theo là kiểm tra lại những việc đã làm xem có điểm nào sai sót, không phù hợp không. Cuối cùng là hành động khắc phục, phòng ngừa các điểm sai sót và không phù hợp. Chu trình này được lặp đi lặp lại đối với mỗi công việc tại mỗi vị trí của mỗi người. Nếu chu trình được thực hiện đúng và thường xuyên sẽ đem lại hiệu quả trong hoạt động và tránh được các sai sót, thiệt hại có thể xảy ra.”

Như thế, nếu tuân theo nguyên tắc này thì:

I. Cấp trưởng phòng hay có cấu trúc nhiệm vụ như sau:
1. Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Phòng.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá.
- Các công việc con
d) Công tác nghiên cứu cải tiến sản xuất và khắc phục, phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với Ban lãnh đạo Công ty.
- Các công việc con
3. Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và các bộ phận khác về lĩnh vực chuyên môn của Phòng.
- Các công việc con
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Trưởng Phòng và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty giao.

II. Cấp phó phòng thì hay có cấu trúc:
1. Giúp trưởng phòng quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Quản lý chất lượng
a) Công tác thiết lập mục tiêu, kế hoạch.
- Các công việc con
b) Công tác tổ chức thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu của Phòng trong phạm vi được giao phụ trách.
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng theo chỉ đạo của Trưởng Phòng.
- Các công việc con
d) Công tác khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của Phó Phòng.

III. Nhân viên thì như thế này:
1. Lập kế hoạch và thực hiện các công việc được giao.
a) Công tác lập kế hoạch công việc của cá nhân.
- Các công việc con
b) Công tác thực hiện công việc được giao
- Các công việc con
c) Công tác kiểm tra, soát xét các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Các công việc con
d) Công tác cải tiến, khắc phục, phòng ngừa các vấn đề không phù hợp.
- Các công việc con
2. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.
- Các công việc con
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do người quản lý trực tiếp phân công.

Vậy đó, viết như thế này có vẻ như dễ hiểu và được nhiều người khen. Và có vẻ như phù hợp với các tổ chức có ISO. Các bạn định viết mô tả thử tham khảo form viết ở trên xem sao nhé.

Vũ Linh HR