Đây là slide do Vũ Linh HR làm để hướng dẫn sử dụng Email chuyên nghiệp và hiệu quả dành cho những người đang sử dụng Email hàng ngày nhưng lại chưa biết cách dùng sao cho đúng.
https://drive.google.com/open?id=0ByoI6YY7F2cybUN6TWwwa0JyZ3M
Còn đây là một câu chuyện khá thú vị và cũng thường xuyên gặp phải từ những người làm nghề tuyển dụng khi nhận mail ứng tuyển từ ứng viên.
Bữa em sinh viên thực tập làm ngày đầu tiên, mình nhờ chút việc, xong thì em ấy email gởi lại file cho mình. Mở mail ra nhìn, mình nói lại, nhẹ nhàng, "Em gởi lại cái email khác giùm anh, phải có tiêu đề."
Em ấy gởi lại, mình mở mail ra coi, nhỏ nhẹ, "Em gởi lại cái email giùm anh, phải có vài dòng viết, không chỉ gởi cái file không."
Em ấy gởi lại, mình mở mail ra coi, nhỏ nhẹ lần ba, "Em mở mail của em lên, anh hướng dẫn cho tạo một cái chữ ký."
Nếu lúc trước, chắc mình sẽ rất khó chịu và giận, nhưng bây giờ, làm việc với các em sinh viên nhiều, gặp trường hợp như vầy rất nhiều nên không giận nữa, mà thương nhiều hơn. Sinh viên năm tư, đi thực tập rồi, mà những kiến thức cơ bản về viết email vẫn không được nhà trường cung cấp kỹ.
Thôi thì mình viết vài dòng lưu ý các bạn sinh viên, dù năm một hay năm tư gì cũng cần biết một chút.
1. Khi bắt đầu suy nghĩ đến việc viết một cái email nghiêm túc, các em hãy tạo một email mới với tên họ thật của mình, nếu đã trùng thì thêm ngày sinh, hoặc thêm lĩnh vực mà các em theo học hoặc theo làm. Có thể dùng tên tiếng Anh, nhưng nhớ đặt cho đàng hoàng.
Ví dụ như, "ngocthach.21" "thach.author" "ng.ngocthach" "jade.nguyen"
Dẹp giùm anh những cái email "Nhok con lok chok" "Lục tung thùng rác tìm xác người yêu" "Cô bé dỗi hờn" "Hoàng tử lạnh lùng" "Ngầu ca ca" "Soái ca là anh"... những email này, chỉ cần nhìn vào thì người nhận tự dưng có cảm giác làm biếng mở ra đọc.
2. Phần "To:" của cái email, là các em gởi đích danh cho người cần gởi. "CC" là "Carbon Copy" giống như tờ giấy in than ấy, em sẽ gởi kèm cho những người cần quan tâm tới nội dung của email mà có thể họ không trực tiếp ảnh hưởng tới nội dung. Người nhận ở phần "To: và "CC" sẽ nhìn thấy email của nhau, tức là biết có ai đang được gởi cái email này. Còn "BCC" có nghĩa là "Blind Carbon Copy", những người nhận trong phần này sẽ không hiện tên, tức là người nhận ở "To:" và "CC" sẽ không thấy.
Với các email có nhiều người trong "CC" các em thay vì nhấn "Reply" thì hãy nhấn "Reply All" để trả lời cho tất cả mọi người nếu nội dung liên quan đến họ, cần gởi riêng cho người nào thì chỉ gởi "To:" cho họ. Và "Reply all" sẽ không trả lời cho những người trong phần "BCC".
"Forward" là chuyển tiếp, đưa toàn bộ nội dung của email cho một người tiếp theo mà em muốn gởi đi.
Mấy em chú ý mấy phần này cho kỹ, vì có thể làm tiết lộ những thông tin không cần thiết. Ví dụ, em gởi mail cho sếp để làm việc với sếp, người ta trả lời "Cc" thêm nhân viên dưới cấp để lo vụ này, thì em phải "Reply all" cho nhóm nhân viên bên dưới biết luôn.
3. Tiêu đề của email, không bao giờ các em được quên hoặc bỏ qua. Có vài hệ thống mail sẽ nhắc lại nếu em quên không viết tiêu đề cho email.
Tiêu đề không được dong dài, không được chào hỏi theo kiểu "Gởi anh Thạch đẹp trai" "Em chào chị Gào ạ"... Tiêu đề của em phải trực tiếp nói đến nội dung chính của email này.
"Ứng tuyển vị trí PR Executive"
"Tham gia chương trình Người viết trẻ"
"Thư mời hợp tác chiến dịch Mùa hè xanh"
"Tham gia chương trình Người viết trẻ"
"Thư mời hợp tác chiến dịch Mùa hè xanh"
Người nhận email sẽ căn cứ vào tiêu đề này để biết nội dung và sắp xếp email vào phần cụ thể để xử lý. Nên hãy đặt một tiêu đề thật ngắn gọn nhưng đầy đủ ý.
4. Dòng đầu tiên của email, làm ơn hãy có lời chào hỏi lịch sự. Tuỳ vào nơi nhận email là ở đâu, em biết họ ra sao, hiểu họ thế nào và có thân với họ không để chọn cách chào cho lịch sự.
Nếu bình thường, an toàn, dùng chung cho nhiều đối tượng thì hãy "Dear anh A" "Dear quý công ty B"... Trong trường hợp cân nhắc người đọc có thể không thích nhận email Anh - Việt, mình nên viết là "Kính gởi..." "Thân gởi..." "Thương gởi...". Nhớ suy nghĩ và cân nhắc nhé.
Nếu thân hơn, và hiểu người đó hơn thì có thể "Anh Thạch ơi" "Chị Yên ơi..."
Nhưng nhớ là cân nhắc kỹ với lời chào này nhé.
5. Nội dung email, làm ơn hãy nói rõ ý của các em là gì và cần gì, muốn gì. Có thể dẫn dắt bằng một hai dòng, nhưng làm ơn đừng làm văn, làm thơ trong email. Người nhận đọc sợ lắm các em ạ.
Các em hãy viết rằng, "Hôm nay em gởi email đến anh để nói về việc..." "Như em đã gọi cho anh trước đây, em gởi email để xác nhận..."
Đừng gởi những dòng đại loại như...
"Hôm nay trời nhẹ lên cao,
Em buồn không hiểu vì sao em buồn.
Nên em quyết định cởi truồng,
Lăn lộn nơi giường và viết thư cho anh..."
Em buồn không hiểu vì sao em buồn.
Nên em quyết định cởi truồng,
Lăn lộn nơi giường và viết thư cho anh..."
Và nhớ là tuyệt đối không bao giờ viết tắt, viết teencode trong email. Nhấn mạnh, in đậm, in nghiêng và gạch đít điều này.
Anh quỳ lạy các em.
6. Cuối thư, các em nhớ cảm ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của em. Và làm ơn có một cái chữ ký, trong đó là tên của các em, chức vụ hoặc ngành học của các em, và số điện thoại liên lạc khi cần. Cái này vào phần Settings để chỉnh nha các em.
Rồi, chúc các em viết được một cái email tốt và đàng hoàng. Mãi yêu!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét